​Microsoft Dynamics 365 Business Central

Fra data til innsikt i hele virksomheten

I Business Central er rapportering og analyse en gjennomgående funksjon som utnytter alle data registrert i systemet, på tvers av moduler. I stedet for å ha et eget rapporteringsverktøy som mates med periodiske utdrag, er Business Central bygd slik at nøkkelinformasjon kan trekkes direkte ut fra kilden i sanntid. Dette gir ledere og beslutningstakere et kontinuerlig oppdatert bilde av virksomheten: de ser hvordan ståa er akkurat nå, ikke bare hvordan den var ved forrige månedsslutt.

​

For eksempel opplever mange bedrifter at de sitter på rikelig med data i ERP-et, men sliter med å få god nok innsikt ut av dem til rett tid. Ofte er månedsrapporteringen tungt Excel-basert og tidkrevende, og ledelsen etterspør dashbord som forteller en helhetlig historie om driften. Fordi Business Central samler transaksjoner fra økonomi, salg, lager, produksjon osv. på ett sted, kan systemet presentere enhetlige rapporter der alt henger sammen. Man slipper å manuelt sammenstille tall fra ulike systemer – omsetningstallene hentes direkte fra salgsmodulen, kostnader fra økonomimodulen, lagerverdier fra logistikkmodulen, og så videre. Denne “én versjon av sannheten” er fundamentet for innsikt man kan stole på, dag for dag.

​

For brukerne merkes dette allerede på rollesenteret (hjem-siden) i Business Central. Hver brukerrolle (økonomisjef, salgssjef, lagersjef, prosjektleder osv.) har et tilpasset dashboard som trekker frem relevante KPIer og oppgaver. For eksempel vil en økonomisjef se grafer for kontantstrøm (inn- og utbetalinger) og lønnsomhet, og lister over forfallende fordringer og gjeld direkte på sin startside. En lagersjef ser status for lagerbeholdning og verdier, og kanskje topp 5 mest solgte varer. Disse visningene oppdateres løpende når nye transaksjoner bokføres. Slik får man kontinuerlig overvåking av nøkkeltall, uten å måtte kjøre egne rapporter – ERP-systemet blir en aktiv informasjonskanal, ikke bare et passivt register.

​

Samtidig finnes det rikelig med mer tradisjonelle standardrapporter i systemet. Business Central leveres med et bibliotek av ferdige rapporter for vanlige behov innen alle moduler. Eksempelvis kan økonomiavdelingen med et par klikk hente ut en resultatrapport eller balanseoppstilling for en gitt periode; en aldersfordelt kundesaldo-rapport som viser utestående fordelt på hvor gamle de er; eller en lagerverdirapport som oppgir total verdi av varelageret og eventuell ukurans. Slike rapporter er tilgjengelige i utskriftsvennlig format og kan forhåndsvises på skjerm, og man kan alltid spesifisere filtre (som datointervaller, avdeling, produktgruppe, leverandør osv.) før rapporten genereres. Disse rapportene dekker mange dagligdagse informasjonsbehov rett ut av boksen, og sparer tid sammenlignet med å bygge noe fra bunnen av i Excel.

​

Kort oppsummert legger Business Central til rette for at informasjon flyter fritt fra transaksjon til beslutning. Alle i organisasjonen – fra toppleder til mellomleder til fagansvarlig – kan arbeide med oppdatert innsikt. Neste deler vil se nærmere på hvordan systemet oppnår dette, gjennom både innebygde verktøy og integrasjon mot eksterne analyseverktøy.

​

Innebygde rapporter og sanntidsdashbord

​

Business Central inneholder en rekke ferdigbygde rapporter og dashboards som gir umiddelbar verdi. Som nevnt har hver brukerrolle et rollesenter-dashboard med utvalgte grafer og oversikter. Disse er ment å gi en kjapp oversikt ved innlogging, og er fullt integrert med resten av systemet (man kan klikke på et element i en graf for å åpne detaljene bak, etc.). Eksempel på standard visualiseringer inkluderer:

​

• Kontantstrøm – en graf som viser kontantbeholdning over tid, med prognose fremover basert på åpne poster (kundefordringer og leverandørgjeld). Dette hjelper bedriften å se likviditetsutviklingen og forberede seg på eventuelle trekk på kassakreditten eller investeringsmuligheter.

​

• Resultatmargin – en KPI som sammenstiller inntekter og kostnader så langt denne måneden (eller år) og viser driftsresultat og marginprosent hittil, eventuelt mot budsjett.

​

• Salgstopper – lister eller grafer som viser de 5–10 største kundene eller produktene i en periode (f.eks. årets hittil største kunder etter omsetning).

​

• Oppgave- og godkjenningsstatus – indikatorer som viser antall dokumenter som venter f.eks. på godkjenning eller antall supporthenvendelser som er åpne (i en serviceorientert bedrift).

​

Dette er bare et utvalg – hver rolle har sine standard ”Cue”-bokser og grafer. Fordelen er at brukerne får presentert viktig informasjon uten at de må be om den. Systemet trekker den frem. En økonomisjef kan dermed raskt fange opp avvik (f.eks. ser at salget ligger under budsjett på grafen for måneden, eller at likviditetskurven faller bratt om 30 dager) og kan ta grep umiddelbart. Disse dashboard-elementene kan også tilpasses: man kan endre hvilke grafer som vises på ens rollesenter, og med kommende Dynamics 365 Copilot-teknologier ventes det enda mer proaktive innsikter direkte i grensesnittet.

​

Når det gjelder klassiske statiske rapporter, er Business Central utstyrt med et bredt spekter, særlig innen finans. På økonomi- og regnskapssiden finnes rapporter som dekker alt fra hovedboksutskrifter (transaksjonslister, hovedbokssaldoer, kontoutdrag) til mva-oppgjør og saldo-/aldersanalyser. Mange av disse er tilgjengelige under menyen Finans – Rapporter og kan skrives ut eller eksporteres etter ønske. Tilsvarende har logistikkmodulen rapporter for lagerverdier, lageromsetningshastighet, plukklister, og varebevegelser; salgsmodulen har tilbuds- og ordrestatusrapporter, topplister for salg, kundestatistikk osv. Felles for standardrapportene er at de trekker data direkte fra systemet med valgte filtre og presenterer dem i et format egnet for utskrift eller deling (Excel, PDF, Word). Dermed kan man dekke mye av informasjonsbehovet uten spesielle tilpasninger.

​

En fin detalj er at mange av rapportene nyttiggjør seg Business Central’s dimensjoner. For eksempel kan man skrive ut en resultatrapport per avdeling ved å velge en dimensjonsfilter i rapportens valg. Systemet vil da bare inkludere transaksjoner merket med den gitte avdelingen. Dette er noe som tidligere krevde egne Excel-pivoter eller manuelle fordelingsnøkler i systemer uten dimensjonsstøtte – i Business Central er det integrert (mer om dimensjoner senere). Også i kontoplanvinduet kan man på et øyeblikk filtrere tallene med Sett dimensjonsfilter-funksjonen, slik at alle beløpene i kolonnen endrer seg til å vise (for eksempel) kun Region = Østlandet eller Prosjekt = X. Dette er en kjapp måte å lage et ad-hoc utsnitt av regnskapet på, uten å generere en separat rapport.

​

Mange av standardrapportene kan dessuten tilpasses i layout ved hjelp av Microsofts RDLC-rapportdesign eller Word-mal design. Dette betyr at om man ønsker å endre utseendet eller tilføye logoer/tekst på en rapport (f.eks. en kunderapport man sender ut), så kan man gjøre det uten å skrive kode, ved å redigere rapportlayouten i Word eller Visual Studio Code. Dette er mer et teknisk detaljnivå, men verdt å nevne at fleksibiliteten er der for de som trenger å brande rapporter for ekstern bruk.

​

Kontoskjemaer og tilpasset finansrapportering

​

Selv om standardrapportene er nyttige, har de fleste bedrifter egne måter å se tallene på. Kontoskjemaer – nå ofte kalt Finansrapporter i Business Central – er verktøyet som gjør det mulig å skreddersy finansielle rapporter direkte i løsningen. Dette tilsvarer konseptet med “report writer” eller “management reporter” i andre systemer, og er arvtageren til det som i tidligere NAV-versjoner het kontoskjema. Uten å programmere kan man sette opp egendefinerte rapporter som henter tall fra kontoplanen og presenterer dem akkurat slik man vil, med egne beregninger og struktur.

​

Hva er et kontoskjema? Jo, man kan tenke på det som en forenklet variant av et Excel-ark inne i Business Central som leser fra regnskapet. Man definerer to ting: rader og kolonner. Radene kan f.eks. tilsvare grupper av konti (som “Sum Driftsinntekter”, “Bruttofortjeneste”, “Driftsresultat” osv.), mens kolonnene kan representere perioder eller verdityper (f.eks. “Denne måned”, “Forrige måned”, “Samme måned i fjor”, “Budsjett”, “Avvik i %”). Business Central lar deg bygge disse radene og kolonnene med stor frihet. Når du kombinerer raddefinisjonen og kolonnedefinisjonen, genereres rapporten som en matrise hvor hver celle er et tall kalkulert ut fra definisjonene.

​

En stor fordel er at man kan utføre beregninger i kontoskjemaet som ikke finnes eksplisitt i hovedboken. For eksempel kan man summere sammen flere kontoer til én rad (f.eks. summere alle 3xxx-konti til “Netto omsetning”), og man kan ha rader som er beregninger av andre rader (f.eks. “Bruttofortjeneste %” = “Bruttofortjeneste” / “Netto omsetning”). Slik kan man få frem nøkkeltall som ikke ligger “ferdig” i regnskapet. Business Central lar deg også bruke formler i kolonner. For eksempel kan man lage en kolonne som er differansen mellom to andre kolonner (for å vise avvik), eller som viser en post som andel av en annen (for å vise en prosent). Dette fungerer i praksis som formelceller i Excel.

​

For å gjøre det enklere å sette opp finansrapporter, har Microsoft de senere årene innført kontokategorier og kontooppsummeringer. Kontokategorier er etiketter (som Eiendeler, Omløpsmidler, Anleggsmidler, Inntekter, Kostnader osv.) man kan knytte til hver hovedbokskonto. Disse følger beste praksis (blant annet er standardkontoplanen i Business Central mappet til kategorier som korresponderer med regnskapsskjemainndelingen). Man kan bygge en kontoskjema-rapport basert på kategorier i stedet for individuelle konti, noe som gjør rapporten robust mot endringer – hvis man legger til en ny konto og setter den i riktig kategori, kommer den automatisk med i rapporten via kategorien. Systemet leverer eksempelrapporter for resultat, balanse osv. som brukerne kan kopiere og tilpasse, eller man kan lage fra scratch. Antall finansrapporter man kan lage er ubegrenset, så typisk lager man et sett: f.eks. en standard resultatrapport måned for måned, en variant som sammenligner mot budsjett, en egen rapport for prosjektmarginer, en likviditetsanalyse, og kanskje noen nøkkeltallsrapporter (f.eks. ulike lønnsomhets- eller likviditetsgrader) for intern bruk. Alt dette uten å måtte ty til eksterne verktøy eller kode – det er en del av grunnfunksjonaliteten.

​

Et praktisk eksempel: La oss si at bedriften ønsker en rapport som viser dekningsbidrag per produktgruppe på månedlig basis, med sammenligning mot fjoråret. Dette kan løses ved å definere en rad for hver produktgruppe (forutsatt at man har en dimensjon eller kontostruktur for det), og kolonner som henter summen av salgsinntekter og varekost for hhv. denne måneden og samme måned i fjor, samt en beregningskolonne som kalkulerer dekningsgrad i prosent. Business Central vil da, når rapporten kjøres, slå opp alle relevante konti (eller dimensjoner) og summere tallene. Man kan se rapporten på skjerm, skrive den ut, eller man kan lagre den som en ”KPI-webtjeneste” (mer om det snart) for videre bruk i Excel/Power BI. Poenget er: dette som ellers kunne krevd en spesiallaget Excel-rapport hver måned, blir nå en enkel forhåndsdefinert rapport i systemet som hvem som helst kan oppdatere med et klikk når det trengs.

​

Finansrapportene i Business Central er også tett knyttet opp mot budsjetter. Har man lagt inn budsjett-tall i systemet (via funksjonen for hovedboksbudsjett), kan kontoskjemaer settes opp til å sammenligne faktisk mot budsjett og vise avvik i kroner og prosent. Dette er uvurderlig for økonomistyring – i stedet for å måtte gjøre budsjettavviksanalyse manuelt, kan ERP-systemet presentere “Budsjett vs. Faktisk”-kolonner for alle poster. Budsjettene kan legges inn per konto per måned (eller importeres fra Excel dersom budsjettet utarbeides eksternt). Siden budsjettet blir en del av databasen, kan alle rapporter (og analysemuligheter med dimensjoner) også gjelde budsjett-tall. For eksempel kan man lage en rapport som viser Budsjett vs. faktisk salg pr. region pr. kvartal og få ut avvik direkte.

​

Når rapportene er definert, kan de kjøres fra menyen Finansrapporter. Man velger den rapporten man vil se, angir eventuelle filtre (f.eks. periode, bestemte dimensjonsverdier som skal filtreres), og klikker vis/print. Man får da en fin formatert rapport. Disse rapport-definisjonene kan gjenbrukes – f.eks. ved neste månedsavslutning er det bare å kjøre samme rapport igjen for ny periode. Rapportene kan også legges til i rollesenteret som snarveier eller grafer. Standard leveres det som nevnt en del slike på hjem-siden: f.eks. Inntektsoversikt (som egentlig er en finansiell rapport for resultat) og Balanseoversikt er tilgjengelige via en “Financial Statements” knapp for regnskapsbrukere. Man kan bytte ut disse med sine egendefinerte varianter om ønskelig.

​

Samlet sett er kontoskjema-funksjonaliteten Business Central’s måte å sikre at økonomiavdelingen har full kontroll på rapporteringen. Enten det gjelder interne styrerapporter, offisielle rapporter som skal følge norsk regnskapslov, eller rapportering til et utenlandsk morselskap etter IFRS, kan man sette opp ønsket oppstilling én gang og deretter generere de nødvendige rapportene konsekvent og korrekt hver gang.

​

Det er verdt å merke seg at Business Central’s norske lokalversjon inkluderer Norsk standardkontoplan og man kan benytte denne som utgangspunkt for finansrapportene. Systemet tar høyde for norske krav til f.eks. resultatoppstillingsformat. Samtidig kan man fritt tilpasse kontoplan og rapporter – har man konsernrapporteringskrav (f.eks. IFRS), kan man enten opprette egne rapporter for det formålet, eller bruke kontokategoriene til å mappe norske konti mot en konsernkontoplan. Fleksibiliteten er stor, og man er ikke låst til én struktur. Mange norske Business Central-brukere kjører f.eks. både standard norske rapporter og konsernrapporter parallelt, ut fra samme datagrunnlag, ved hjelp av forskjellige kontoskjemaer.

​

Innsikt med dimensjoner: analyse på tvers av aksene

​

En av de mest kraftfulle funksjonene i Business Central er dimensjoner. Dimensjoner er “tagger” man kan sette på transaksjoner for å angi ekstra informasjon – typisk kostnadssteder, avdelinger, produktlinjer, prosjekter, kampanjer eller andre forretningsakser man vil følge med på. Fordelen med dimensjoner er at de befrir rapporteringen fra begrensninger i selve kontoplanen. I stedet for å måtte ha egne kontoserier for hver avdeling eller prosjekt, kan man føre alle inntekter på de samme inntektskontiene og heller angi dimensjon for avdeling og prosjekt per post. Dette gjør at regnskapet forblir oversiktlig, samtidig som man i etterkant kan bryte ned tallene etter disse taggene.

​

Business Central støtter som standard to globale dimensjoner (som man kan filtrere hovedbok direkte på) og opptil seks ekstra “shortcut” dimensjoner som kan brukes nesten like sømløst. I praksis kan man ha langt flere dimensjoner definert – mange har 5-10 dimensjoner – men man velger ut de viktigste som globale for forenkling. Uansett vil alle dimensjoner kunne benyttes i rapportering. Dimensjonsanalyse betyr at man kan ta hvilken som helst kombinasjon av disse og analysere f.eks. økonomien pr. dimensjonsverdi. Noen enkle eksempler:

​

• Se resultatregnskap per avdeling – filtrer alle inntekts- og kostnadskonti på Dimensjon 1 = f.eks. “Salg” vs “Produksjon” vs “Administrasjon”. Business Central kan til og med vise dette som en side-ved-side visning i en matrise (avdelinger i kolonner, kontointervaller i rader).

​

• Se salg per produktgruppe og region – dersom man har disse opplysningene som dimensjoner knyttet til salgsfakturaposter, kan man lage en rapport som viser en matrise med produktgrupper som rader og regioner som kolonner, der cellene viser salgsbeløp eller antall solgte enheter.

​

• Se kostnader per prosjekt – hvis det føres prosjektkode på alle relevante bilag (noe prosjektmodulen kan automatisere for deg), kan du enkelt trekke ut total forbruk per prosjekt og sammenligne med budsjettert kost på prosjektet.

​

Dimensjoner gir altså en helt annen dybde i rapporteringen. Flerdimensjonal analyse kan svare på komplekse spørsmål som: “Hvordan var inntjeningen for produkt X når det ble solgt via kampanje Y i region Z?”. Uten dimensjoner måtte man hatt en egen kontostreng som kodet for alle disse tre faktorene samtidig, noe som er upraktisk. Med dimensjoner er det bare å filtrere transaksjonene på de tre kriteriene og summere – Business Central gjør det på sekunder. Den forretningsmessige gevinsten er innsikt i lønnsomhet og effektivitet på granulært nivå: man kan oppdage hvilke markeder som er mest lønnsomme, hvilke produkter som ikke bærer seg innen visse kanaler, osv., og bruke denne innsikten i strategiske beslutninger.

​

For å forenkle gjentagende dimensjonsanalyser har Business Central noe som heter Analysevisninger. En analysevisning er i grunn et definert sett med dimensjoner som systemet kan forhåndssummere tall for. Du kan f.eks. lage en analysevisning for “Omsetning per region per produktgruppe”. Systemet kan settes til å oppdatere denne automatisk (f.eks. daglig eller ved hver postering), slik at tallene er ferdig aggregert og klare når du vil analysere. Selve analysen gjøres via en Analyse etter dimensjoner-matrise: du velger en analysevisning og klikker “Vis matrise”, så får du opp en pivot-aktig visning der du kan velge hvilke dimensjonsverdier som skal vises som rader, hvilke som kolonner og for hvilken periode. Da fremkommer en tabell, og man kan navigere på tallene helt ned til enkeltposter.

​

Et konkret scenario: Salgssjefen ønsker månedlige tall for omsatte kroner og dekningsbidrag per selger med sammenligning mot fjoråret. I Business Central kan man løse dette ved å bruke selger som en dimensjon (typisk “Selgerkode” på salgspostene). Så setter man opp en analysevisning for dimensjonen Selger, med tidsoppløsning per måned (f.eks. 12 måneder historikk). Når salgssjefen åpner analysevisningen og velger “Vis matrise”, kan vedkommende velge “Selger” som rader, og kanskje bytte kolonneoppsett til en forhåndsdefinert kolonne som viser “Denne måneden vs samme måned i fjor” (dette siste kan også gjøres via periodiske sammenligningskolonner eller ved å ha to side-ved-side matriser). Uansett: i løpet av sekunder har man en tabell som oppfyller behovet, og man kan klikke på et avvik for å se hvilke fakturaer som ligger bak. Uten Business Central ville man kanskje her måttet vente på at IT- eller BI-avdelingen utarbeidet en rapport, eller eksporterer tall og pivoter i Excel manuelt – nå er det selvbetjent for brukeren.

​

For salg- og innkjøpsanalyse finnes det i tillegg egne analyserapporter som kan settes opp (disse ligner litt på dimensjonsanalysen, men går på f.eks. varer og kunder mer enn G/L-konti). Her kan man sette opp egendefinerte rapporter som lister ut f.eks. salg per produkt per måned, med antall solgt, salgssum, kostnad og bruttofortjeneste, i en definert periode. Disse lages ved hjelp av analyselinjemaler og kolonnemaler, som tilsvarer at man definerer hvilke objekter man vil se (f.eks. varegrupper) og hvilke måltall man vil ha (f.eks. salg i kroner, salg i antall, budsjett, etc.). Systemet summerer deretter data fra varepostene i henhold til dette oppsettet og presenterer det i en rapport man kan hente frem når som helst. Man kan lage slike analyser for salg, innkjøp og lager. Igjen er nytten at man kan få “Excel Pivot”-lignende rapporter direkte ut fra ERP-en uten behov for eksport. For eksempel kan man analysere lageromløpshastighet ved å lage en rapport som viser gjennomsnittlig lagerbeholdning og solgt kvantum per vare over et år – så ser man hvilke varer som har lav omløpshastighet (mye på lager, lite salg) og kan vurdere tiltak. Slike analyserapporter kan opprettes og endres av funksjonelle brukere (f.eks. logistikkansvarlig) via et konfigurasjonsgrensesnitt i klienten.

​

Dimensjonsrapportering i Business Central er også godt dekket av standardrapporter. Det finnes rapporter som Dimensjoner – detalj og Dimensjoner – total som lister transaksjoner med tilhørende dimensjoner over en periode, eller viser aggregerte beløp per dimensjon. Slike kan være nyttige ved f.eks. intern kontroll (se at alle bilag har korrekt dimensjonsbruk) eller for å hente ut tall til eksterne systemer. Og skulle man oppdage at en post ble ført med feil dimensjon, har Business Central faktisk en korrigeringsfunksjon for det (man kan rette dimensjon på poster i ettertid og så oppdatere analysevisningene, noe som er praktisk ved f.eks. feilføringer på prosjekter).

​

Dimensjoner gir enorm fleksibilitet i styringsinformasjon. Det som er viktig er at bedriften tenker gjennom hvilke analytiske behov man har og etablerer et fornuftig dimensjonsoppsett tidlig (f.eks. en fast dimensjon for avdeling, en for prosjekt, en for produktlinje osv.). Når det er på plass, sørger Business Central for at all registrering (fakturering, bilag, ordrer) fanger opp dimensjonene – man kan til og med definere obligatoriske dimensjoner per konto eller per kunde/leverandør for å sikre fullstendig tagging. Resultatet er et datavarehus av informasjon innenfor ERP-systemet selv, klart til å slices og dices etter ønske. Beslutningstakere drar nytte av dette ved at rapporter som før var krevende, nå kan genereres på minutter og i stor grad automatiseres.

​

Utvidet analyse med Excel og Power BI

​

Selv om Business Central har rike innebygde verktøy for rapportering, stopper det ikke der. Microsoft vet at mange brukere elsker Excel og Power BI for avansert analyse, og har gjort mye for at Business Central skal spille sømløst sammen med disse verktøyene. På den måten får man det beste fra begge verdener: et solid datagrunnlag og struktur fra ERP-systemet, kombinert med fleksibiliteten og visualiseringsmulighetene til populære analyseverktøy.

​

Allerede i brukergrensesnittet finner man knappen Åpne i Excel nesten overalt. Enten du står på en kontoplan, en liste over fakturaer, en budsjettmatrix eller et kontoskjema, kan du som regel velge å eksportere dataene til Excel med et klikk. Business Central genererer da et Excel-oppsett med de samme kolonnene og radene som vises, og legger ved en datalenke (OData-feed) slik at om du ønsker, kan du oppdatere tallene i Excel direkte fra Business Central senere. Dette skiller seg fra tradisjonell “dump til Excel” ved at koblingen kan beholdes: man kan for eksempel lage en pivottabell eller graf i Excel basert på de eksporterte tallene, og når man vil hente nye tall (f.eks. neste måned), klikker man “Oppdater” i Excel i stedet for å eksportere på nytt. Under panseret utnytter dette at Business Central tilbys som en OData web service for de fleste dataområder.

​

Et praktisk scenario: Finansanalytikeren ønsker å lage en mer kompleks Excel-modell som beregner noen KPIer og lager en bestemt graf hver måned. I stedet for å manuelt hente tall og lime inn i modellen, kan vedkommende gå i Business Central, finne frem kontoskjemaet eller rapporten som inneholder de nødvendige tallene (f.eks. resultatrapport med budsjett og fjorår), og velge ”Edit in Excel”. Excel åpner da med tallene, og analytikeren kan bygge sine formler og diagrammer på toppen én gang. Neste måned er det kun å åpne Excel-arket og klikke Oppdater data, så hentes de siste tallene via OData – alle formler og diagrammer regenereres automatisk med de nye tallene. Dette sparer betydelig tid og reduserer risikoen for feil som ofte oppstår ved manuell kopiering av data. Microsoft har til og med lagt til rette for to-veis integrasjon: visse lister (f.eks. budsjettregistrering) kan man redigere i Excel og publisere tilbake til Business Central, noe som forenkler datainnsamling i store organisasjoner.

​

Power BI-integrasjon er et annet høydepunkt. Power BI er Microsofts business intelligence-plattform for interaktive dashboards. Business Central kan levere data til Power BI på flere måter. For det første finnes det standard Power BI-innhold for Business Central – herunder en pakke for Finans som inkluderer visualiseringer av resultat, balanse, kontantstrøm og kundereskontro, og andre pakker for salg, prosjekter osv. Disse kan hentes som maler og kobles mot din Business Central, og vips har du et ferdig dashboard. Man kan også enkelt bygge egne Power BI-rapporter ved å bruke Business Central som datakilde gjennom de mange OData-feedene (Microsoft har en hel del forhåndsdefinerte feeds som gjør det lett å trekke ut f.eks. alle salgsfakturaer med dimensjoner, eller alle posteringslinjer aggregrert per kontoskjema/KPI). I praksis betyr dette at man kan få automatiserte, alltid-oppdaterte lederdashbord som går på toppen av Business Central.

​

Fordelen med Power BI er særlig at man kan kombinere data, lage drill-down rapporter med grafer og slicere, og oppdatere dem automatisk (f.eks. hver natt eller hvert kvarter). For eksempel kan man lage et CFO-dashboard som viser den siste månedens omsetning, kostnader og resultat i et diagram, med mulighet for å filtrere på ulike dimensjoner (region, produkt) live. Ledelsen slipper å vente på at økonomiavdelingen sender ut Excel-rapporter – de kan selv sjekke dashboardet når som helst for å se hvor man ligger an. Som en Business Central-bruker uttalte: ”Vi gikk fra statiske rapporter i PPT hver måned, til levende dashboards som oppdateres daglig”. Det er nettopp denne overgangen Power BI legger til rette for.

​

Power BI-dashbord kan også embeddes inn i Business Central. På rollesenteret kan man legge inn en Power BI-flis som viser en bestemt rapport. Dermed kan brukeren se avanserte grafer side om side med sine vanlige ERP-arbeidsoppgaver. Klikker man på flisen, åpnes hele Power BI-rapporten for mer interaktivitet. Dette er veldig nyttig f.eks. for en salgssjef som i Business Central jobber med ordrer og fakturaer, men som også vil ha pipelinen og salgstrender synlig.

​

Et konkret eksempel på nytten av Power BI med Business Central: En daglig leder ønsker ”noen få, viktige KPIer” alltid tilgjengelig, f.eks. ordreinngang hittil i måned, prognose vs budsjett, lageromløpshastighet og kundeinnbetalinger siste uke. I stedet for å få dette via ukentlige PDF-rapporter, kan man ved hjelp av Power BI sette opp et lederdashboard som trekker disse tallene direkte fra Business Central og presenterer dem på en enkel måte (f.eks. nøkkeltallskort og en graf). Fordi integrasjonen er live, vil dashboardet til enhver tid vise oppdaterte tall. Ledergruppen kan til og med få dette på mobil via Power BI-appen. Slik sørger Business Central + Power BI for datadrevet ledelse – beslutninger kan tas basert på ferske tall, ikke månedsgamle rapporter.

​

En stor gevinst ved å bruke Power BI er også at man kan blande data fra Business Central med andre kilder. Kanskje vil man se regnskapstall fra Business Central mot bransjetall eller makroøkonomiske indikatorer, eller kombinere ERP-data med CRM-data fra Dynamics 365 Sales. Power BI gir denne fleksibiliteten, så Business Central’s rolle blir å levere sine data trygt og effektivt til analysen. Her ligger også muligheter for å bruke AI/ML på dataene – f.eks. Power BI har innebygde AI-visualiseringer og man kan trene modeller på ERP-data for å finne mønstre (prediksjon av etterspørsel, identifisering av avvik, etc.). Microsoft investerer tungt i dette området med sin Fabric-plattform og integrasjon av Copilot i Power BI, noe som betyr at Business Central-data i fremtiden kan utnyttes enda mer intelligent.

​

Til syvende og sist handler integrasjonen med Excel og Power BI om å gi brukerne valgfrihet i verktøy uten å miste kontroll på data. Noen ganger er en enkel rapport i ERP-en nok; andre ganger vil man helle kaffen i favorittkoppen sin (Excel) og tilsette litt pivot-magi. Business Central legger til rette for begge deler. IT-avdelingen trenger ikke være redde for data leakage eller skjulte, utdaterte Excel-versjoner av “sannheten” – siden integrasjonene er live, hentes tallene alltid fra kilden (ERP) når rapportene lages, som sikrer at alle ser de samme tallene. Dette bygger en ”single source of truth”-kultur, selv om man bruker ulike verktøy for å se tallene.

​

Lokal rapportering og global konsolidering

​

Selv det beste rapporteringssystemet må også oppfylle formelle krav og fungere i praksis innenfor de omgivelser bedriften opererer. Business Central scorer høyt her for norske forhold, samtidig som det støtter internasjonale behov ut-av-boksen.

​

For norske virksomheter betyr lokal praksis blant annet at man følger norske regnskapsstandarder og myndighetskrav til rapportering. Business Central’s norske versjon leveres som nevnt med norsk standardkontoplan, som igjen er mappet til norske kontokategorier (f.eks. drift, finans, eiendeler ihht. norsk oppstillingsplan) – dette gjør det enkelt å komme i gang med for eksempel offentlige regnskapsrapporter. Man kan faktisk generere et utkast til årsregnskap ved å bruke systemets finansrapport-funksjon basert på kontokategoriene. Tallene kan man så ta videre inn i årsoppgjørssystemer for de siste notene og formalia.

​

Videre støttes norske formater for lovpålagte rapporter: MVA-meldingen kan genereres direkte i systemet (og innsending gjøres via Altinn-integrasjon eller eksport av XML). SAF-T eksport er innebygd slik at revisor eller skattemyndigheter kan få et SAF-T-regnskapsuttrekk ved forespørsel. Slike ting knytter rapporteringslaget i Business Central mot myndighetskravene, slik at man slipper dobbeltarbeid eller eksterne verktøy for å lage filene. Programvaren holdes oppdatert av Microsoft i tråd med lovendringer – f.eks. ble nye MVA-koder og SAF-T-format støttet i god tid før de trådte i kraft i Norge. Så selv om fokuset i denne teksten er på virksomhetsstyringsrapportering, er det betryggende å vite at systemet tar hånd om “compliance-rapporteringen” også.

​

På den mer forretningsmessige siden av lokal praksis finner vi gjerne bransjespesifikke rapporteringsbehov. Noen eksempler: Entreprenørbransjen vil følge opp ordrebeholdning og prosjektmarginer tett; handelsbedrifter ser på lageromløp og leveringsgrad; tjenestebedrifter måler utnyttelsesgrad av konsulenter, osv. Fordi Business Central er modulært, kan mange slike behov dekkes ved modulen for det området (prosjektmodulen har prosjektbudsjettrapporter, lagerstyringsmodulen har leveringspålitelighetsstatistikk, osv.). Og hvis ikke standardrapportene strekker til, så har vi de verktøyene vi allerede har beskrevet: kontoskjemaer og analysevisninger, eventuelt i kombinasjon med Power BI. Det gjør Business Central til en ”verktøykasse for rapporter” som også ukonvensjonelle nøkkeltall kan bygges i. Et tilpasningseksempel: En norsk retail-kjede ønsket en daglig rapport over salg per butikk opp mot bemanning for å se produktivitet per ansatt. Dette fikk de til ved å importere bemanningstall som budsjett i Business Central og bruke dimensjoner (butikk som dimensjon), og deretter lage en kontoskjema-rapport delt på butikk som ga omsetning per ansatt. Rapporten ble eksponert til Excel og sendt ut automatisk hver morgen. Uten Business Central’s fleksibilitet ville dette krevd spesialtilpasset programvare eller mye manuell jobb i Excel.

​

For bedrifter som opererer i flere land, er flernasjonal rapportering ofte en hodepine. Business Central forenkler dette betydelig gjennom sine innebygde konsolideringsfunksjoner. Man kan føre regnskapet i hver juridisk enhet (selskap) separat som man pleier – med lokal valuta og kontoplan – og så definere et konsolideringsselskap i Business Central som henter tallene fra datterselskapene. Systemet lar deg mappe kontoplaner sammen eller bruke kontokategorier for å treffe en felles struktur. Ved konsolidering kan man velge om valutakursdifferanser skal beregnes og bokføres automatisk (for å håndtere at datter i Sverige med SEK må konsolideres til NOK for eksempel). Når dette er satt opp, kan man generere konsoliderte rapporter (resultat, balanse) i konsolideringsselskapet som om alle transaksjonene var i ett selskap. Eliminering av internhandel kan også registreres slik at konserntallene blir korrekte. Summen er at konsernregnskapet kan sammenstilles mye raskere enn via manuelle prosesser. For rapporteringens del betyr det at man i Business Central for eksempel kan ha et konsern-kontoskjema som viser totalene for alle selskaper, eller man kan i Power BI kombinere datakildene for å vise et globalt dashboard.

​

Et annet internasjonalt aspekt er flervaluta. Business Central tillater presentasjon av tall i forskjellige valutaer. Du kan føre regnskapet i NOK, men også definere en rapporteringsvaluta (f.eks. EUR) som alle poster automatisk omregnes til i bakgrunnen. Dermed kan et norsk selskap dattere i flere land rap​portere felles tall i én valuta hvis ønskelig (valutakursdifferanser blir beregnet iht. reglene). I selve rapportene kan man veksle mellom visning i NOK og EUR. For analyser er dette nyttig – man kan se f.eks. salgsutvikling på tvers av land uten at valuta skal forvrenge bildet, ved å velge konsolidert valuta.

​

Siden Business Central er globalt tilgjengelig, støtter det over 25 språk. Så en rapport kan enkelt vises på engelsk når den skal til hovedkontoret, og på norsk internt. Man kan bytte språk på kontoskjemaer ved å oversette radtekstene til f.eks. engelsk én gang; deretter skifter systemet språk dynamisk basert på brukerens preferanse. Igjen et eksempel på små ting som teller: norske datterselskaper som rapporterer til utenlandske eiere kan levere rapporter direkte fra ERP på engelsk, uten oversettingsrunder.

​

Til syvende og sist legger Business Central opp til at rapportering ikke skal være et hinder, men en katalysator for god styring, enten man opererer lokalt eller globalt. Norske bedrifter drar fordel av ferdig lokal funksjonalitet og støtte for sitt språk og sine regler, mens de som vokser ut over landegrensene kan gjøre det med samme løsning og således ha felles rapporteringsverktøy på tvers av hele konsernet. Dette forenkler kommunikasjon – når alle bruker samme system, er definisjonene av KPIer og tall de samme. Det internasjonale morselskapet kan stole på tallene som kommer fra datterselskapene, fordi de er generert i det samme systemet (ingen unity issues eller formler på avveie).

​

Oppsummert: Business Central’s rapporterings- og analysefunksjoner utgjør nerven i virksomhetsstyringen ved å omgjøre transaksjonsdata til meningsfull informasjon. Enten man er en lokal bedrift som trenger bedre oversikt og kontroll, eller en flernasjonal virksomhet som krever konsistente tall på tvers av grenser, leverer Business Central verktøyene som trengs for å ta informerte beslutninger raskere og med større trygghet. Som en kunde uttrykte det: “Vi har gått fra å lure på om tallene stemmer, til å diskutere hva vi skal gjøre med innsikten tallene gir.” – og det er nettopp dit man vil med en god ERP-basert rapporteringsløsning.

​

Oppsummering av hovedfunksjoner og forretningsbehov

​

Nedenfor oppsummeres de viktigste funksjonene innen rapportering og analyse i Business Central, og hvilke behov de adresserer:

​

Sanntids dashboard og standardrapporter - Kontinuerlig oversikt over drift og finans uten manuell sammenstilling; rask identifisering av avvik og trender gjennom oppdaterte grafer og KPI-indikatorer på tvers av avdelinger. Gir beslutningstakere fakta på bordet når de trengs, ikke uker etterpå.

​

Kontoskjema (finansrapport) og kontokategorier - Skreddersy finansielle rapporter (resultat, balanse, kontantstrøm) til selskapets behov; gruppere konti og lage egne nøkkeltall for bedre økonomisk kontroll. Forenkler utarbeidelse av f.eks. interne styrerapporter, offisielle rapporter (i henhold til norsk god regnskapsskikk) og konsernrapporter (IFRS) fra samme datagrunnlag.

​

Dimensjonsanalyse og analysevisninger - Flerdimensjonal innsikt i virksomheten (f.eks. lønnsomhet per produkt, prosjekt eller marked) uten eksplosjon i antall konti. Hjelper å identifisere hvilke deler av forretningen som er mest/minste lønnsomme, måle avdelingers prestasjoner og støtte faktabasert ressursallokering. Analysevisninger med forhåndsaggregert data gir rask respons selv på komplekse spørringer.

​

Budsjettering og prognoser - Plan vs. faktisk-oppfølging integrert i rapportene; gir automatisk avviksanalyse mot budsjett i både standardrapporter og kontoskjemaer. Støtter proaktiv styring ved å varsle om negative avvik (f.eks. kostnadsoverskridelser eller sviktende salg) i tide til at korrigerende tiltak kan iverksettes.

​

Excel- og Power BI-integrasjon - Selvbetjent, avansert analyse for økonomer og analytikere; mulighet for å dypdykke i data med pivottabeller, og bygge interaktive dashboards som oppdateres automatisk. Eliminerer tidstyver knyttet til manuelle dataeksporter, og sikrer én versjon av sannheten på tvers av de verktøyene folk faktisk bruker i arbeidsdagen.

​

Nøkkeltall (KPI) og varslinger - Løpende overvåkning av forretningskritiske indikatorer (som likviditet, marginer, leveringspresisjon) med mulighet for varslinger ved avvik. Gir evne til tidlig å fange opp trender – både positive og negative – slik at man kan reagere hurtig. Kombinasjonen av rollesenter-KPIer og Power BI gjør at ledelsen kan følge med kontinuerlig, ikke kun ved månedslutt.

​

Konsolidering og flerspråklig/valutastøtte - Forenkler rapportering på tvers av selskaper og land; sparer tid og feil i konsernrapportering ved automatisk valutaomregning og konsolidering av tall. Sikrer at lokale datterselskaper kan rapportere i sitt format (språk/GAAP) samtidig som morselskapet får tall i ønsket format – systemet håndterer transformasjonen.

​

Konklusjon: Med Dynamics 365 Business Central får man rapportering og analyse som er innebygd, omfattende og fleksibel. Løsningen sørger for at dataene dine – enten det er regnskapstall, salgstall eller driftsmålinger – ikke bare blir liggende som historikk, men forvandles til styringsinformasjon i sanntid. Ved hjelp av kontoskjemaer, dimensjoner og integrasjoner kan du skreddersy alt fra toppledernes dashbord til detaljerte controller-analyser uten å forlate systemet eller ty til tungvinte manuelle prosesser. Samtidig ivaretas de formelle kravene (norske mva-rapporter, lovbestemt regnskapsstruktur, konsernrapportering) slik at bedriften kan oppfylle sine plikter effektivt.

​

For potensielle kunder og beslutningstakere betyr dette en løsning der innsikt er lett tilgjengelig og alltid pålitelig – man bruker mindre tid på å samle data, og mer tid på å tolke og handle på data. I en tid der datadrevne beslutninger er nøkkelen til konkurransefortrinn, gir Business Central virksomheter i alle størrelser muligheten til å etablere en kultur der fakta styrer kursen. Enten du leder en norsk familiebedrift eller et internasjonalt konsern, vil Business Central’s rapporterings- og analysemuligheter hjelpe deg å holde fingeren på pulsen og styre skuta basert på oppdatert, helhetlig informasjon – kort sagt, bedre oversikt og bedre beslutninger hver eneste dag.